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ワークフロー導入後、運用で本当に困るのは？サイオステクノロジー調査から見えてくる長期活用へのヒント

サイオステクノロジー株式会社は、ワークフローシステム導入後の運用課題に関する調査を実施しました。半年以上運用している企業を対象に、リアルな運用実態を把握し、長期的な活用に向けた課題と選定ポイントを明らかにしています。

運用課題第1位は「操作教育とヘルプデスク対応」

調査結果によると、導入後の運用課題として最も多かったのは「操作教育とヘルプデスク対応」の38.2%でした。ワークフローは業務効率化に貢献する一方で、従業員の操作習得や問い合わせ対応が大きな負担となることが示唆されます。特に、システムに不慣れな従業員や、多様な業務プロセスに対応する必要がある場合、教育・サポート体制の強化が不可欠です。

その他の課題と解決策

• システム連携の複雑さ (25.8%): 既存システムとの連携がうまくいかないと、ワークフローの効果が半減する可能性があります。導入前に、連携範囲やデータの互換性を十分に検討しましょう。
• 業務プロセスの変更への対応 (18.5%): ワークフローは、業務プロセスの変更に柔軟に対応できる必要があります。可変性や拡張性を考慮したシステムを選定し、定期的な見直しを行いましょう。
• セキュリティ対策の強化 (17.3%): ワークフローで扱う情報は、機密性の高いものが多いため、セキュリティ対策は必須です。アクセス権限の設定や、データの暗号化など、多層的なセキュリティ対策を講じましょう。

長期運用で見えてくるワークフロー選定のポイント

今回の調査結果を踏まえ、長期的なワークフローの活用に向けて、以下のポイントが重要となります。

• 操作性の高さ: 従業員が容易に操作できるインターフェースを持つシステムを選びましょう。
• サポート体制の充実: 導入後の教育・サポート体制が充実しているベンダーを選びましょう。
• 柔軟性と拡張性: 変化する業務プロセスに対応できる柔軟性と拡張性を持つシステムを選びましょう。
• セキュリティ機能: 強固なセキュリティ機能を備えたシステムを選びましょう。
• 連携機能: 既存システムとの連携がスムーズに行えるシステムを選びましょう。

まとめ

ワークフロー導入は業務効率化の強力な手段ですが、導入後の運用課題を放置すると、その効果を十分に発揮できません。今回の調査結果を参考に、自社の課題に合ったワークフローを選定し、長期的な活用を目指しましょう。